- Przejmowanie

Przejmowanie

Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych regulują § 5–8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743 z późniejszymi zmianami), zwane później Rozporządzeniem oraz Załącznik nr 4 do powyższego Rozporządzenia.

PROCEDURA PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH:

1.         Wysłanie przez kierownika jednostki organizacyjnej (np. wójta, prezesa, kierownika, dyrektora) pisma zawiadamiającego dyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach
o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania (wzór pisma – załącznik nr 1). Do zawiadomienia należy dołączyć notatkę na temat aktotwórcy (wzór – załącznik nr 2) oraz propozycję spisu zdawczo-odbiorczego przekazywanych materiałów archiwalnych i informację o szacowanej ilości przygotowanych materiałów archiwalnych.

2.         Przygotowanie akt do przekazania (zgodnie z załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia oraz wskazówkami stanowiącymi załączniki nr 3, 4, 5 i 6 do poniższego pisma). Numer pozycji spisu należy ustalić z archiwum państwowym. Prosimy nie nadawać żadnych numerów ze spisu na teczkach, dopóki spis nie zostanie zaakceptowany.

3.         Wysłanie do Archiwum Państwowego w Siedlcach pisma zawiadamiającegodyrektora Archiwum Państwowego w Siedlcach o zakończeniu czynności porządkownia, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych (wzór pisma – załącznik nr 8) oraz spisu zdawczo-odbiorczego przekazywanych materiałów archiwalnych. Spis sporządza się odrębnie dla każdego aktotwórcy oraz rodzaju materiałów archiwalnych (np. aktowe, techniczne, kartograficzne itd.; wzór spisu – załącznik nr 7).

4.         Zaakceptowanie spisu zdawczo-odbiorczego przez Archiwum Państwowe w Siedlcach (nie jest to równoznaczne z przyjęciem materiałów archiwalnych do Archiwum).

5.         Przywiezienie przygotowanych materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Siedlcach (po wcześniejszym ustaleniu daty i godziny przekazania) wraz z 3 egzemplarzami pisma o przekazaniu materiałów archiwalnych (wzór pisma – załącznik nr 9) oraz
3 egzemplarzami zaakceptowanego spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez stronę przekazującą.