- Przejmowanie

Przejmowanie

Wszystkie materiały archiwalne, które podlegają przekazaniu do Archiwum Państwowego w Siedlcach należy poddać dezynfekcji w komorze fumigacyjnej. Kopię zaświadczenia o przeprowadzonej fumigacji należy dołączyć do dokumentacji dotyczącej przekazania materiałów archiwalnych. W przypadku uszkodzenia mechanicznego materiały archiwalne należy poddać odpowiednim zabiegom konserwatorskim. Archiwum Państwowe w Siedlcach przejmuje materiały archiwalne zachowane w dobrym stanie fizycznym – bez uszkodzeń mechanicznych, fizyko-chemicznych i biologicznych.

Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych regulują § 5–8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743 z późniejszymi zmianami), zwane później Rozporządzeniem oraz Załącznik nr 4 do powyższego Rozporządzenia.

 PROCEDURA PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH:

1. W celu przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Siedlcach kierownik jednostki organizacyjnej (np. wójt, prezes, dyrektor) składa zawiadomienie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania (wzór pisma załącznik nr 1). Zawiadomienie powinno zawierać:

       1.1.  informacje o aktotwórcy zgodnie z § 6 ust. 1 ww. Rozporządzenia (wzór notatki – załącznik nr 2).

       1.2.  pisemne wyjaśnienie w przypadku niemożliwości podania ww. danych w całości lub ich części.

       1.3.  roboczy spis materiałów archiwalnych (również w edytowalnej wersji elektronicznej). Spis sporządza się odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych zgodnie z zapisami załącznika nr 4 pkt 3 ww. Rozporządzenia. Przykładowe graficzne                        wzory formularzy spisów stanowią załączniki nr 7, 7a, 7b, 7c).

2. Przygotowanie akt do przekazania (zgodzie z Załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia oraz wskazówkami stanowiącymi załączniki nr 3, 4, 5, 6 i 10 do poniższego pisma). Numer pozycji spisu (liczbę porządkową) należy ustalić z archiwum państwowym.                   Prosimy nie nadawać żadnych numerów ze spisu na teczkach, dopóki spis nie zostanie zaakceptowany.

3. Po zakończeniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów                           archiwalnych. Do zawiadomienia dołącza się spis zdawczo-odbiorczy w wersji ostatecznej wraz z edytowalną wersją elektroniczną.

4. Zaakceptowanie spisu przez Archiwum Państwowe w Siedlcach (nie jest to jednoznaczne z przyjęciem akt do zasobu Archiwum).

5. Przywiezienie przygotowanych akt do Archiwum Państwowego w Siedlcach (po wcześniejszym telefonicznym lub e-mailowym ustaleniu daty i godziny przekazania) wraz z 3 egzemplarzami pisma o przekazaniu materiałów archiwalnych (wzór pisma –               załącznik nr 9), 3 egzemplarzami zatwierdzonego spisu zdawczo-odbiorczego oraz kopią zaświadczenia o przeprowadzonej fumigacji.